Alice Boyes Ph.D.

7 Gründe, warum Menschen E-Mails ständig abrufen

Warum es so schwer ist, ständig keine E-Mails mehr zu lesen.

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Ich habe kürzlich einen sehr interessanten Artikel über gelesen wie man weniger Zeit mit E-Mails verbringtNach Schätzungen von Forschern können rund 28 Prozent der Arbeitstage von Fachleuten in Anspruch genommen werden. Eine der Empfehlungen war, E-Mails nur einmal pro Stunde zu lesen. Für die meisten Menschen mag dies ein vernünftiger Vorschlag sein, aber es kann überraschend schwierig sein, solche Ratschläge in die Praxis umzusetzen. Warum? Ratschläge, die an der Oberfläche einfach sind, gehen oft nicht auf die damit verbundenen psychologischen Barrieren ein. Wenn Sie wissen, was diese Hindernisse sind, können Sie die für Sie optimalen E-Mail-Gewohnheiten ermitteln.

Lassen Sie uns auspacken, warum die Leute so häufig E-Mails abrufen, und dann nach Lösungen suchen. Auf welche der folgenden Aussagen können Sie sich beziehen?

Sie überprüfen häufig, weil ....

1. Sie haben Angst, per E-Mail ins Hintertreffen zu geraten.

Persönlich überprüfe ich oft abends E-Mails, weil ich mich nicht durch E-Mails belastet fühlen möchte, wenn ich am nächsten Morgen versuche, produktiv zu sein.

Das Beantworten von E-Mails erfordert häufig Entscheidung fällen. Es ist schwer, zu viel davon auf einmal zu tun. Es kann schön sein, es aufzubrechen und nicht mehreren E-Mails zu begegnen, die Entscheidungen erfordern. Daher ist die Psychologie dahinter kompliziert, obwohl die Stapelverarbeitung von E-Mails möglicherweise weniger störend ist.

2. Ablenkende Aktivitäten sind einfacher als produktive Arbeitsaktivitäten.

Ablenkende Aktivitäten wie E-Mails sind im Allgemeinen mental immer noch einfacher als viele andere Alternativen, z. B. sich mehrere Stunden lang ununterbrochen auf wichtige Arbeiten zu konzentrieren, was viele Menschen nur wenig tun. Menschen tendieren dazu, den einfacheren unmittelbaren Weg des Klickens, Klickens, Klickens einzuschlagen, selbst wenn dies bedeutet, dass wir keine Arbeit leisten, die objektiv eine viel höhere Priorität hat.

3. Du willst sein gewissenhaft.

Es ist gewissenhafter, auf E-Mails von Personen zu antworten, die Sie beeindrucken möchten (z.g., Chefs, Kollegen) in 15 Minuten, als ein paar Stunden oder einen Tag dafür zu brauchen. Dies ist jedoch oft eine Illusion. Wenn Sie ständig E-Mails abrufen, sind Sie wahrscheinlich ein weniger produktives Mitglied Ihres Teams als wenn Sie es nicht wären.

Es ist nicht völlig unbegründet zu glauben, dass eine schnelle Beantwortung von E-Mails dazu führen kann, dass Sie gewissenhaft aussehen. Manchmal ist das wahr. Jedoch, Ich habe schon früher gestritten Wenn Sie länger als der Durchschnitt brauchen, um auf E-Mails zu antworten, werden Sie manchmal wichtig (z. B. weil Sie zu beschäftigt sind, andere Dinge für E-Mails zu tun).

Sobald Sie ein Muster für die schnelle Beantwortung von E-Mails festgelegt haben, kann es schwierig sein, dieses Muster zu überwinden Angst dass andere Menschen Ihre Verhaltensänderung möglicherweise als Indikator dafür ansehen, dass Sie wütend sind oder dass etwas nicht stimmt.

4. Sie haben Angst, etwas zu verpassen.

Manchmal schreiben wir mental zu, dass wir schnell auf eine Gelegenheit reagieren, um erfolgreich zu sein. Zum Beispiel sehen Sie eine E-Mail über einen Artikel, der zum Verkauf steht, und kaufen diesen Artikel sofort, aber tatsächlich war er zum Verkauf und die ganze Woche verfügbar.

Es gibt Fälle, in denen ich gelegentlich gute Gelegenheiten verpasse, weil ich E-Mails nicht ständig überprüfe, aber insgesamt ist dies immer noch eine bessere Situation, als mich eng mit meiner E-Mail verbunden zu fühlen. Was ist wahr für dich?

5. Es ist nur Gewohnheit.

Es gibt ein Ausmaß, in dem das häufige Abrufen von E-Mails nur eine Gewohnheit sein kann. Sie können dies reflexartig tun, wenn Sie auf den Beginn eines Meetings warten, bevor Sie eine Pause einlegen und sobald Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sind.

Möglicherweise hatten Sie zuvor vernünftige Gründe, E-Mails häufig zu lesen (z. B. wenn Sie neu in einem Job sind und die Lage des Landes kennenlernen), aber die Gewohnheit besteht jetzt unabhängig davon Motivation.

6. Sie überprüfen E-Mails während Ausfallzeiten, um dies zu vermeiden Angst.

Wenn Sie sich allgemein gestresst fühlen und sind anfällig für WiederkäuenMomente der Ausfallzeit können wie Einladungen für diese seingestresst, wiederkäuende Gedanken, um zum Feiern herauszukommen. Das Abrufen von E-Mails kann helfen, diese Lücken zu füllen und zu verhindern, dass sich Angst und Wiederkäuen einschleichen, aber es ist keine gute Lösung.

7. Sie unterschätzen die versteckten Abflüsse von E-Mails.

Es dauert anscheinend herum vier Sekunden Um den Vorschau-Text einer E-Mail zu scannen, erhalten viele von uns jeden Tag Dutzende unwichtiger E-Mails. Da dies hier und da nur ein paar Sekunden sind, scheint es keine große Sache zu sein, aber im Laufe der Zeit Diese verschwendete Anstrengung summiert sich. Darüber hinaus müssen wir für jede E-Mail, die wir uns ansehen, eine Entscheidung treffen, ob wir sie lesen möchten oder nicht, was kognitiv anstrengend ist.

Da der Mensch normalerweise den Weg des geringsten Widerstands beschreitet, sind wirEntscheidungen aufschieben darüber, ob wir Werbe-E-Mails abbestellen sollen, die wir nie oder praktisch nie gelesen haben. Menschen hassen es auch, einen Vorteil loszulassen, den sie zu haben glauben (z. B. Gutscheine per E-Mail, die gelegentlich relevant sind). Diese Art von Verlustaversion ist ein unglaublich wichtiger Faktor dafür, warum wir schlechte Entscheidungen treffen, und es ist ein Thema, das ich in meinem Buch ausführlich behandele. Das Healthy Mind Toolkit.

Lösungen

  • Es ist sehr einfach, den Rat zu hören, E-Mails seltener zu lesen und zu denken: "Ich sollte das tun", aber Sie folgen nie durch. Hoffentlich haben Sie durch das Lesen dieses Artikels erfahren, warum es psychologisch schwieriger sein kann, die Gewohnheit, häufig E-Mails zu lesen, zu brechen, als es auf den ersten Blick scheint. Sie haben vielleicht bemerkt, dass einige der Gründe, die ich dargelegt habe, sich fast zu widersprechen scheinen. Zum Beispiel überprüfen wir E-Mails, weil es einfacher ist, abgelenkt zu werden als sich zu konzentrieren, und dennoch befürchten wir E-Mails, weil wir uns dadurch leicht überfordert fühlen. Diese Subtilität und Komplexität ist oft ein Teil unserer Gewohnheiten und warum sie existieren.
  • Überlegen Sie angesichts all der Punkte, die ich gemacht habe, welcher Ansatz zum Abrufen von E-Mails für Sie am besten geeignet erscheint. Versuchen Sie statt einer dramatischen Änderung, die Zeit zwischen den Überprüfungen etwas zu verlängern. Erhöhen Sie es um einen Prozentsatz. Wenn Sie dies derzeit beispielsweise alle 30 Minuten überprüfen, versuchen Sie es alle 40 Minuten.
  • Versuchen Sie ein paar Mal zu identifizieren, dass Sie keine E-Mails abrufen (z. B. während Sie in der Schlange stehen). Oder Sie überprüfen E-Mails, wenn Sie von einer Pause zurückkommen, jedoch nicht, bevor Sie in die Pause gehen. Wählen Sie, was Ihnen hilft, sich entspannter zu fühlen.
  • Erkennen Sie, dass generische Ratschläge von begrenztem Nutzen sind. Abends E-Mails abrufen ist für mich kein Problem und funktioniert auch gut. Daher muss ich keine allgemeinen Ratschläge befolgen wie: "Überprüfen Sie keine E-Mails nach 20 Uhr." Cherrypick-Ratschläge, die für Sie nützlich sind, ignorieren Sie den Rest und finden Sie das beste Muster, das Ihren Vorlieben entspricht.
  • Eine Art der automatischen Überwachung kann sehr hilfreich sein, um Ihre zu erhöhen Achtsamkeit um E-Mail. Zum Beispiel verwende ich RescueTime (kostenlose Version), um sonntags einen wöchentlichen Bericht darüber zu erhalten, wie viel Zeit ich in der Vorwoche für E-Mails aufgewendet habe. Ich versuche es unter 5 Stunden zu halten.
  • Tun Sie Ihren Beitrag, um den E-Mail-Zyklus außerhalb der Arbeitszeit zu durchbrechen. Wenn Sie nach Stunden an E-Mails arbeiten möchten, verzögern Sie den Versand Ihrer Antworten bis zum nächsten Arbeitstag. Es gibt viele Tools, mit denen Sie dies ebenfalls automatisieren können.

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